24 tips voor een goedkope, makkelijke én leuke boekhouding

Omdat het alweer 24 augustus is, vandaag 24 tips voor ondernemers hoe de boekhouding een stuk goedkoper, gemakkelijker én leuker gemaakt kan worden.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           

Administratiekantoor

  • Neem als ondernemer een administratiekantoor in de arm. Alles zelf doen geeft een groot risico op fouten, met name als het op de belastingen aankomt. Ongewild een foutje is snel gemaakt, maar de gevolgen zijn vaak niet te overzien. Bijna altijd zijn de gevolgen vele malen duurder dan de kosten van een goed administratiekantoor.
  • Een administratiekantoor heeft veel klanten uit diverse branches en kan je daarom regelmatig tips en adviezen geven op allerlei gebieden. Ze kunnen jouw cijfers ook vergelijken met collega-ondernemers en deze, anoniem uiteraard, met je delen.
  • Sta je voor een belangrijke beslissing, (wil je investeren in materieel, moet er een bedrijfsauto komen, wil je veranderen van huisvesting, groei je te hard) dan is het fijn om even met je administratiekantoor te kunnen overleggen. Financieel, operationeel of op het gebied van belastingen kan het grote gevolgen hebben.bookkeeper-1016299_1920
  • Zoek een administratiekantoor dat online met je samen kan werken. Dat maakt het een stuk dynamischer, de boekhouding zal veel meer gaan ‘leven’. Voer je de boekhouding volledig op papier?? Lees vooral nog even verder voor interessante tips!

Online samenwerken

  •  Als je eenmaal online samenwerkt kun je de boekhouder veel werk uit handen nemen. Jij koppelt heel gemakkelijk zelf alle facturen en bonnen bijvoorbeeld. Dat scheelt de boekhouder tijd en jou dus veel geld!
  •  Online hou je veel meer de controle. Je hebt namelijk altijd en overal toegang tot jouw boekhouding. Je kunt de openstaande posten checken, het resultaat op dat moment bekijken, het verloop van je uitgaven inzien en bijvoorbeeld nakijken of de boekhouder ook uitgaven op privé heeft geboekt.
  • De openstaande posten kun je niet alleen inzien. Als je wilt stuur je direct een herinnering, per email of per post. Of je belt de relatie gelijk op, via de app op je telefoon.
  • Want sommige administratiekantoren bieden een app op je smartphone aan waardoor je de boekhouding altijd bij je hebt, inclusief alle relatiegegevens. Handig wanneer je onderweg bent of ’s avonds op de bank nog even alles aan het nalopen bent.
  • Sommige apps hebben zelfs de mogelijkheid om te factureren, dus met je telefoon! Dat maakt het wel heel gemakkelijk om een factuur te versturen. 
  • Deze apps hebben vaak ook een financiële cockpit van je bedrijf. In één oogopslag kun je op de telefoon zien hoe de onderneming er op dat moment financieel voor staat. 
  • Dat is trouwens eigenlijk wel TIP nummer 1. Factureer op tijd, maak daar tijd voor vrij. Zoveel te eerder de factuur is verstuurd zoveel te sneller is het bedrag op je rekening bijgeschreven. Maar ook, zoveel te sneller krijg je reactie als er iets nog niet deugd of nog niet af is. 
  • Dat geldt voor herinneringen exact hetzelfde. Valt een factuur buiten de betalingstermijn, dan kun je nog wel even een weekje wachten, maar ook niet langer. Verstuur de herinnering! Sommige klanten zijn de factuur gewoon kwijt of vergeten en worden er op dat moment daadwerkelijk aan herinnerd. Je mag best om je eigen geld vragen, sterker nog, het moet!

Digitaliseer

  • Scan inkoopfacturen in of maak een goede foto en sla deze op de computer op. Het is later veel makkelijker terugzoeken en het blijft altijd goed leesbaar.
  • Sla de bankafschriften digitaal op. Alle banken bieden de mogelijkheid om de afschriften (in PDF) te downloaden. Als je dat structureel per maand of per kwartaal doet, dan is het later altijd makkelijk terugzoeken naar die ene bij –of afschrijving.
  • Maak van alle kassabonnen een foto, zo blijven ze altijd leesbaar. En laten we eerlijk zijn, ze zweven natuurlijk ook nog regelmatig door de auto waardoor je de aftrekpost mist, dat maakt vanaf nu dus niets meer uit! (TIP: Sommige administratiekantoren bieden de mogelijkheid om deze foto via een app rechtstreeks aan jouw boekhouding te koppelen, dat bespaart de boekhouder veel tijd en jou dus veel geld!) 

Werk in het boekhoudpakket

telephone-586268_1920

  • Gebruik voor het opstellen van jouw facturen een programma dat te koppelen is met het boekhoudpakket, of beter nog, factureer vanuit het boekhoudpakket. Jouw boekhouder hoeft de facturen dan niet zelf nog een keer in te boeken. Dat scheelt tijd en jou dus veel geld. Een andere mogelijkheid is de facturen op te slaan in PDF. Sommige administratiekantoren bieden de mogelijkheid deze verkoopfacturen rechtstreeks aan de boekhouding te koppelen. 
  • Heb je heel veel verkoopfacturen per jaar? Dan vergt het debiteurenbeheer waarschijnlijk ook veel tijd. Tijd dat je liever besteedt aan je eigen werk, aan je offertes of aan je marketing. Het debiteurenbeheer is heel gemakkelijk te koppelen aan de boekhouding. De herinnering, aanmaning en het eventuele incassotraject kan volledig automatisch worden uitgevoerd. Vraag je administratiekantoor naar de mogelijkheden en de kosten. 
  • Bankier je bij de Rabobank, ING of ABN Amro, vraag de boekhouder dan om de bank automatisch met het boekhoudpakket te koppelen. Dagelijks worden de mutaties dan rechtstreeks in het boekhoudpakket ge-upload. De boekhouder moet het nog wel op de juiste plaats in de boekhouding neerzetten, maar hij hoeft niets meer zelf in te typen. Het voorkomt fouten en het scheelt veel tijd, en jou dus veel geld!
  • Bankier je bij een andere bank, probeer dan een MT940 bestand te downloaden. Sommige administratiekantoren kunnen dit bestand inlezen in het boekhoudpakket waardoor ze ook niets meer zelf hoeven te typen.
  • Hou je zakelijke bankrekening trouwens ‘schoon’. Zorg ervoor dat je privé en zakelijk gescheiden houdt. Privéuitgaven zorgen voor veel vervuiling. De boekhouder moet de transacties wel verwerken, en soms is het niet duidelijk of het voor privé of zakelijk is geweest. Dit kost de boekhouder veel tijd.

Webshop

  • Heb je een webshop? Koppel de webshop dan rechtstreeks aan het boekhoudpakket. De orders rollen dan automatisch de boekhouding in. Vraag je administratiekantoor of dit mogelijk is. Het scheelt enorm veel tijd.
  • De payserver is in de meeste gevallen ook te koppelen met de boekhouding. De betalingen worden dan automatisch met de orders gematched.

Last but not least

  • TIP 23: Hou de boekhouding wekelijks bij, dan is het prima te doen. Vooral wekelijks factureren en aanmanen is ontzettend belangrijk, het heeft direct effect op je banksaldo.
  • TIP 24: Voer je de boekhouding nog volledig op papier, zoals vele collega-ondernemers? Absoluut geen probleem, maar ga gewoon vrijblijvend een keer informeren naar het online boekhouden. Je zult zien, echt waar, dat het enorm veel tijd kan opleveren. Boekhouding moet maar een bijzaak zijn, je mag je er niet druk over moeten maken en het mag niet teveel tijd en dus geld kosten. Jij moet je volledig op jouw specialisatie kunnen richten en op de toekomst van jouw bedrijf. Laat het administratiekantoor vooral dáár in ondersteunen en laat het dáár jouw partner in zijn. Niet in het verwerken van geschiedenis, in het adviseren over iets dat niet meer te veranderen is.

 

Ben je nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden van het online boekhouden of heb je vragen? Neem dan even telefonisch of via het contactformulier contact met ons op.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *