13 tips om jouw facturen veel sneller betaald te krijgen ( met 1 kleine tip en vooral tip 8 is een aanrader!)

Het blijkt dat de helft van alle facturen te laat worden betaald. De gemiddelde betalingstermijn ligt nog steeds op 70 dagen en meer dan de helft van alle bedrijven stuurt pas na 60 dagen een herinnering. Je begrijpt dat dit een enorme druk op je bankrekening geeft, maar je loopt er ook onnodig veel risico mee. Hieronder geven we jou 13 tips en 1 kleine tip om jouw facturen veel sneller betaald te krijgen en jouw risico’s op geen betaling drastisch te verlagen.

  1. Stel facturatie niet uit.

Zoals we in ons vorige artikel ook al schreven, wacht niet een aantal weken, maar verstuur je factuur direct na afronding of volgens de afgesproken termijn. De werkzaamheden liggen dan nog vers in het geheugen van je klant en, mocht het geleverde niet af of niet goed zijn, dan krijg je dat ook sneller te horen. Bij OpSave heb je de mogelijkheid te factureren vanaf je telefoon of tablet. Dat maakt de drempel om te gaan factureren een stuk lager. facturen met mobiele telefoon versturen

  1. Neem tijd voor het factureren.

Het klinkt zo vanzelfsprekend, maar besteed extra aandacht aan het factureren en zorg dat de factuur klopt. Even snel, tussen de bedrijven door, de factuur opstellen en zonder controle versturen geeft een grote kans op fouten. De factuur komt dan net zo hard weer terug en wordt niet betaald. Dat is zonde want je wacht zomaar 30 of 60 dagen langer op je geld.

  1. Wees duidelijk.

Geef een heldere omschrijving van de geleverde producten of diensten, maar hou het kort! Zorg ervoor dat iedereen begrijpt wat jij bedoeld. Het voorkomt onnodige vragen van de klant en derhalve vertraging van de betaling.

  1. Facturatie per email

Inmiddels leert ervaring ons dat facturen die per email zijn verstuurd sneller worden betaald ten opzichte van de per post verstuurde facturen. Veel mensen hebben nu eenmaal de neiging om een ontvangen email direct even af te handelen, dan kunnen ze het weer vergeten. Een email met daarin een factuur is pas afgehandeld wanneer de factuur betaald is en dus wordt er vaak direct of binnen een paar dagen betaald.

Hierin nog een kleine maar hele nuttige tip; Wees in de tekst van de email heel persoonlijk. Begin bijvoorbeeld met ‘Beste Jan….’ en ‘heb je nog vragen, bel of mail me dan gerust’. Dat komt heel persoonlijk over en het geeft de klant het gevoel dat je de factuur rechtstreeks aan hem hebt gericht en het geen ‘computerwerk’ is geweest.

  1. Bespreek vooraf de factuurtermijnen en wees eerlijk.

Heb je een langlopende klus of moet je door een hoge inkoop veel voorfinancieren? Bespreek vooraf met de klant dat je in termijnen wilt factureren. Geef gewoon eerlijk aan dat je niet alles wilt of kunt voorschieten en dat je jouw risico wilt beperken. Het scheelt enorm op je bankrekening en de klant heeft er bijna altijd begrip voor.

  1. Bespreek vooraf de betalingstermijn.

Spreek daarbij ook direct een betalingstermijn met de klant af.  Een termijn van 14 of 30 dagen is meestal standaard.

  1. Iedere week debiteurenbeheer.

Plan een vaste dag in de week om jouw debiteuren door te lopen en eventueel achter de broek aan te zitten. Anders blijft het erbij. Het is ontzettend belangrijk dat je strak en georganiseerd overkomt op de klant. Het geeft de klant het gevoel dat je professioneel en serieus met je onderneming bezig bent. De bereidheid om sneller te betalen is dan groter.

  1. Een bedankje mag ook.

Je hoeft normaal gesproken niet te bedanken voor een ontvangen betaling, het is immers een vergoeding voor geleverde diensten of producten. Maar sommige klanten zijn wel erg snel en fanatiek met betalen. En er zijn klanten die in een moeilijke periode verkeren, maar jou toch keurig op tijd betalen. Dat is dan zeker een bedankje waard! En dat wordt weer gewaardeerd door de klant.

  1. Geen betaling binnen de termijn?

Wordt er niet betaald binnen de termijn, bel de klant dan op. Een telefoontje is veel persoonlijker en directer. Vraag of de factuur bekend is en waarom er nog niet is betaald. Laat je niet afschepen met ”ik zal het wel even in orde maken”, vraag de exacte datum waarop je de betaling tegemoet kan zien. Wacht dan nog enkele dagen en stuur vervolgens ook een herinnering ter dossiervorming, mocht het tot een incassotraject komen. Deze herinnering verstuur je bij OpSave rechtstreeks vanuit het boekhoudpakket waarin je samenwerkt, per email of per post.

  1. Nog steeds geen betaling?

Stuur na 14 dagen een laatste aanmaning en geef daarbij aan dat je bij geen betaling genoodzaakt bent kosten in rekening te brengen. Voor veel ondernemers voelt dit niet goed, maar besef je wel dat het ten eerste je eigen geld is waar je om vraagt en ten tweede je het verplicht bent wil je later in een gerechtelijk traject aanspraak maken op de incassokosten.

  1. Nu nog geen betaling?

Het is zo langzamerhand geen goede klant meer, of hij moet al een hele goede reden hebben om nog steeds niet te betalen. Normaal gesproken denk je nu: ”naar het incasso en ze redden zich er maar mee”. Het is echter gebleken dat je meer resultaat behaalt door nogmaals te bellen en een directe betaling af te dwingen of een betaling in termijnen af te spreken. Een bedrag van € 1.000,- wordt ineens veel beter behapbaar als het € 200,- per maand wordt bijvoorbeeld. Een incasso kan altijd nog en als je € 200,- per maand binnenkrijgt dan heb je daar relatief weinig last van. Spreek daarbij duidelijk af, dat bij het te laat betalen van een termijn de gehele afspraak direct vervalt.

  1. Controleer of de betalingen op tijd zijn.

Hou goed in de gaten of de klant volgens de afspraken betaald. Dit moet je heel strak houden. Wordt een termijn niet op tijd betaald, dan vervalt dus de gehele afspraak en zet je het dossier door naar het incassotraject.

  1. Het incassotraject.

Het houdt nu echt op en het is tijd een incassotraject op te starten. OpSave werkt samen met Payt, een slimme platform dat het gehele incassotraject geautomatiseerd laat verlopfacturen naar incassobureauen, uiteraard rekening houdend met jouw wensen en eisen. Je kunt online het gehele traject volgen en uiteindelijk, mocht dat nodig zijn, kun je zelfs online de gerechtsdeurwaarder inschakelen.

 

 

 

OpSave is het meest persoonlijke online administratiekantoor. Wij combineren alle online en real-time mogelijkheden van nu met een persoonlijke benadering zoals jouw boekhouding en fiscale activiteiten die verdienen. Het resultaat is een volledig inzicht en overzicht op je cijfers waar en wanneer je ook gaat; met daarbij het gevoel dat jezelf de financiën ook echt de baas bent. Wij werken samen met ZZP’ers, eenmanszaken, VOF’s, BV’s en Stichtingen uit diverse branches.  

Ben je nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden van het online boekhouden of heb je vragen? Neem dan even telefonisch of via het contactformulier contact met ons op.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *